Esta Política explica como a Nexus AI trata dados pessoais na plataforma Nexus Sales, publicada em sales.nexusai360.com. Ela não substitui a política do site institucional: aqui trata-se do uso da plataforma.
1. Quem somos e como falar conosco
1.1. A plataforma é mantida pela Nexus AI.
1.2. Para exercer direitos, tirar dúvidas sobre esta Política ou comunicar um incidente de segurança, escreva para contato@nexusai360.com.
1.3. Toda mensagem recebida nesse canal é registrada e respondida.
2. Os dois papéis: controladora e operadora
2.1. Há dados que a Nexus AI decide tratar, e sobre eles ela é controladora: o cadastro de quem contrata, os dados de contato, os registros técnicos de acesso, os dados de faturamento e o histórico de suporte.
2.2. Há dados que a Nexus AI trata em nome do Cliente, seguindo as instruções dele, e sobre eles ela é operadora: o cadastro dos clientes finais, os negócios, os orçamentos, o catálogo, as tabelas de preço e o que vem do sistema de origem do Cliente.
2.3. Nesse segundo grupo, o controlador é o Cliente. Ele decide o que entra, para que serve e por quanto tempo fica.
2.4. Consequência prática: quem é cliente final de um cliente nosso deve procurar primeiro a empresa com quem ele se relaciona. Se escrever para nós, encaminhamos e avisamos (ver a seção 14).
2.5. Ser operadora não é ser irresponsável: a Nexus AI responde pela segurança do que guarda e pelo cumprimento das instruções recebidas.
3. Quais dados tratamos
3.1. O que a pessoa fornece: nome, e-mail corporativo, telefone, cargo, empresa, senha (guardada apenas como resumo criptográfico), foto de perfil quando enviada, e o conteúdo das mensagens de suporte.
3.2. O que a plataforma gera durante o uso: registros de acesso (data, hora, endereço de origem, ação realizada), trilha de auditoria das operações, preferências de tela, e métricas de uso.
3.3. O que vem do sistema de origem do Cliente, a partir da credencial que ele configurou: cadastro de clientes finais (razão social, documento, endereço, contato), produtos, preços, pedidos e o histórico comercial.
3.4. Não tratamos dados sensíveis na plataforma, e ela não se destina a menores de idade.
4. As credenciais do Cliente, que são o segredo mais sensível que guardamos
4.1. Esta seção existe separada porque o objeto dela é diferente de todo o resto: para ler e escrever no sistema de origem, a plataforma guarda credenciais de acesso do Cliente.
4.2. Elas ficam cifradas em repouso e são decifradas apenas em memória, no instante do uso.
4.3. Em texto legível ficam apenas os dados que identificam a conexão (endereço do servidor, nome do banco, usuário), nunca a senha.
4.4. Senha e chave nunca são exibidas de volta na tela, não vão para log e não são enviadas por e-mail.
5. Para que tratamos os dados, e com qual base legal
5.1. Prestar o serviço contratado, incluindo autenticar o acesso, montar orçamento e sincronizar com o sistema de origem.
Base legal: execução de contrato.
5.2. Manter o cadastro de quem contrata e de quem usa.
Base legal: execução de contrato.
5.3. Guardar as credenciais que o Cliente confia à plataforma para operar em nome dele.
Base legal: execução de contrato e legítimo interesse na segurança da operação.
5.4. Cumprir obrigação legal e regulatória, inclusive a guarda de registros de acesso.
Base legal: cumprimento de obrigação legal.
5.5. Proteger a plataforma contra fraude e abuso, incluindo limitar tentativas de acesso.
Base legal: legítimo interesse.
5.6. Comunicar novidades, mudanças de termos e avisos operacionais.
Base legal: execução de contrato e legítimo interesse.
5.7. Cobrar e faturar.
Base legal: execução de contrato e obrigação legal.
5.8. Produzir métricas agregadas sobre o uso da plataforma.
Base legal: legítimo interesse, com agregação ou anonimização prévia.
5.9. Exercer direitos em processo administrativo, judicial ou arbitral.
Base legal: exercício regular de direitos.
5.10. Em todo tratamento apoiado em legítimo interesse, a Nexus AI avalia a necessidade, o equilíbrio com os direitos do titular e as salvaguardas aplicadas, e essa avaliação fica registrada.
6. Consultas a fontes externas
6.1. Para conferir e completar cadastro de empresa, a plataforma pode consultar bases públicas de dados cadastrais, a pedido do próprio Cliente, informando apenas o documento da empresa consultada.
6.2. Os serviços consultados têm política própria, e a consulta se limita ao dado mínimo necessário.
7. Cookies e tecnologias equivalentes
7.1. A plataforma usa apenas cookies estritamente necessários: o de sessão (que mantém a pessoa logada), o de proteção contra falsificação de requisição, e o de preferência de tema.
7.2. Não há cookie de publicidade, nem medição de audiência de terceiros.
7.3. Por serem estritamente necessários ao funcionamento, esses cookies dispensam consentimento prévio.
7.4. Nas páginas públicas (entrada, documentos e agendamento de demonstração) valem os mesmos cookies, mais o do serviço de verificação anti-robô, quando ativo.
8. Dados agregados e estatísticos
8.1. As métricas produzidas sobre o uso da plataforma passam por agregação ou anonimização antes de qualquer uso.
8.2. A Nexus AI não vende dados.
8.3. A Nexus AI não compartilha dado identificável para fins comerciais.
9. Com quem compartilhamos dados
9.1. A lista é fechada: provedor de e-mail transacional, provedor de hospedagem e infraestrutura, serviços de consulta cadastral, o serviço de verificação anti-robô das páginas públicas, o destino que o próprio Cliente configurou para receber avisos, autoridades quando houver obrigação legal, e eventuais sucessores em reorganização societária.
9.2. O destinatário que é a razão de ser do produto é o sistema de origem do Cliente: é para lá que a plataforma escreve, quando ele assim configura.
9.3. Todo fornecedor com acesso a dado pessoal é obrigado contratualmente a tratá-lo apenas conforme as instruções recebidas.
10. Transferência internacional de dados
10.1. Alguns fornecedores de infraestrutura e de e-mail transacional podem processar dados fora do Brasil, sob as salvaguardas contratuais aplicáveis.
10.2. O banco de dados principal da plataforma, onde ficam os orçamentos, os clientes finais e as credenciais cifradas, permanece hospedado no Brasil.
11. Por quanto tempo guardamos os dados
11.1. Registros de acesso: 6 meses, conforme o marco civil da internet.
11.2. Registro de tentativa de acesso malsucedida: 90 dias.
11.3. Dados de quem pediu uma demonstração e não virou cliente: 24 meses.
11.4. Reserva temporária de horário na agenda pública: minutos, apenas enquanto o formulário está sendo preenchido.
11.5. Orçamentos, negócios e cadastro de clientes finais: enquanto durar a relação com o Cliente, e depois dela pelo prazo de guarda que a lei ou o contrato exigirem. Encerrada a relação e vencido esse prazo, os dados são eliminados.
11.6. Dados de faturamento: pelo prazo prescricional aplicável.
12. Segurança da informação
12.1. As medidas técnicas e administrativas incluem: cifra em trânsito; cifra em repouso dos segredos; senha guardada apenas como resumo criptográfico; controle de acesso por perfil e por tela; trilha de auditoria das operações; limitação de tentativas de acesso; invalidação de todas as sessões quando a senha é redefinida; segregação entre ambientes; cópia de segurança periódica; e acesso da equipe registrado e restrito ao necessário.
12.2. Nenhum sistema é infalível.
12.3. Incidente de segurança relevante é comunicado à autoridade nacional e aos titulares afetados, na forma da lei.
13. Seus direitos como titular
13.1. A lei assegura ao titular: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dado incompleto ou desatualizado; anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário ou tratado em desconformidade; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre compartilhamento; informação sobre a possibilidade de não consentir; e revogação do consentimento.
13.2. Para exercer qualquer deles, escreva para contato@nexusai360.com.
13.3. A resposta é dada em até 15 dias contados do recebimento do pedido.
13.4. Alguns direitos têm limite legal: dado que a lei obriga a guardar não é eliminado antes do prazo, e dado necessário à execução do contrato não é eliminado enquanto o contrato durar.
13.5. O titular pode peticionar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
14. Se você não é nosso cliente, mas os seus dados estão aqui
14.1. Isso acontece quando uma empresa que usa o Nexus Sales cadastrou você como cliente dela.
14.2. Nesse caso o controlador é aquela empresa, e a Nexus AI é apenas operadora.
14.3. Ao receber o seu pedido, encaminhamos ao controlador e avisamos você de que foi encaminhado.
14.4. Não apagamos por conta própria: eliminar dado do sistema de um cliente sem instrução dele desfaria registro comercial que pode ser obrigatório para ele, e a decisão não é nossa.
15. Decisões automatizadas
15.1. As automações da plataforma executam instruções do Cliente (calcular total, aplicar tabela de preço, avisar validade, encaminhar para aprovação).
15.2. Não há decisão automatizada que produza efeito jurídico sobre pessoas, não há perfil comportamental, não há escoragem e não há análise de risco de crédito.
15.3. Caso venha a existir tratamento desse tipo, esta Política será atualizada antes, com a informação sobre o direito de revisão.
16. Relação com os Termos de Uso
16.1. Esta Política e os Termos de Uso se leem juntos.
16.2. Havendo conflito sobre dado pessoal, prevalece esta Política.
17. Alterações desta Política
17.1. Esta Política pode mudar por evolução do produto, por exigência legal ou por mudança de fornecedor.
17.2. Mudança relevante é comunicada por e-mail e por aviso na plataforma.
17.3. A versão vigente é a publicada, com a data no topo.
18. Lei aplicável e foro
18.1. Aplicam-se a Lei Geral de Proteção de Dados, o Marco Civil da Internet e a legislação brasileira.
18.2. Fica eleito o foro da comarca da sede da Nexus AI, ressalvado o direito do titular de demandar no foro do domicílio dele.